Como Administrar Uma Empresa? A Visão de Um Consultor

Como administrar uma empresa
Consultoria Empresarial César NC

Uma consultoria empresarial pode ser acessível e te ajudará em como administrar uma empresa sem o sufoco financeiro, de forma correta e tranquila. À primeira vista, pode parecer que isso é impossível, mas continue lendo para saber que não é.

Presto consultoria financeira a empresas há mais de 10 anos e também fui um pequeno empreendedor em diversas áreas de negócio. Embora nós, empreendedores, saibamos o que queremos fazer em um negócio, inevitavelmente nos deparamos com o desafio de como administrar uma empresa, além de propriamente fazermos os produtos ou prestarmos os serviços a que nos propusemos.

Ao longo desta jornada como consultor financeiro e como empreendedor, foi possível ter uma visão clara de que todas as pessoas que se aventuram a abrir um novo negócio, iniciam de forma pequena e quase experimental.

Nesta fase inicial, a empresa tem poucas despesas fixas (talvez um aluguel e mais alguma coisa), um ou nenhum funcionário inicialmente e realiza poucas compras com fornecedores pagando à vista, isto é, sem ter contas a pagar muito relevantes.

Entretanto, o negócio evolui, toma volume, gera mais despesas e, por volta de uns R$ 80 mil ou R$ 100 mil de faturamento mensal é quando o dono da empresa “perde a mão do dinheiro”.

Isto acontece porque neste novo patamar de faturamento a empresa já tem despesas fixas maiores (serviços de terceiros, consumos, manutenções, etc), já pulou de um funcionário “amigão” para sete funcionários CLT (com salários diferentes, vencimentos diferentes, ajudas de custos, benefícios, repasse de INSS, pagamento de FGTS, 13º Salário, controle de faltas, licenças ,etc, etc, etc) e obviamente já deve estar comprando a prazo de seus fornecedores (agora com boletos praticamente diários de fornecedores, de compras acumuladas ao longo do tempo.

A empresa cresce, as vendas aumentam, os custos fixos aumentam, os custos variáveis também e o dinheiro? Some.

Conheça nosso trabalho de consultoria em Fluxo de Caixa para sua empresa, clicando aqui: http://www.cesarnc.com.br/fluxo.html

Por que o dinheiro “some” da empresa?

Bom, o dinheiro não some. Apenas não está na conta da empresa. Está no estoque, nos recebimentos a prazo, no cartão de crédito ou foi para as despesas pessoais dos sócios.

Esta sensação de que o “dinheiro sumiu” se dá pois o giro de dinheiro em uma empresa com mais de R$ 100 mil reais de faturamento já exige controle, programação e cuidado. Há vários motivos que disparam a falta de dinheiro em uma empresa, dentre eles destaco:

Nível de Estoque

Os estoques são consumidores vorazes de caixa de uma empresa. Um “estoque lotado” pode dar a falsa sensação de que a empresa está saudável, mas na verdade ele está consumindo dinheiro do negócio diariamente.

A melhor maneira de controlar o nível de estoque é através do cálculo do “Número de Dias de Estoque” de sua empresa. Se sua empresa vende R$ 1.500 reais por dia e tem R$ 15.000 reais em estoque, então ela poderá vender por mais 10 dias sem reposição de estoque. Este é o Número de Dias de Estoque (ou Prazo Médio de Estoque).

Veja que, para você ter uma garantia de que pode vender, você precisa “empatar dinheiro” no estoque. Quanto mais dias de estoque tiver, mais dinheiro sairá do seu caixa e irá para o caixa de seus fornecedores.

Não existe um número de dias de estoque correto para todas as empresas. Cada uma tem peculiaridades que exigem mais ou menos dias (prazo de entrega do fornecedor, tempo de trânsito para entrega, prazo de pagamento, etc). Mas, de maneira geral, o nível de estoque (para pequenas e médias empresas) não pode superar muito os 30 dias.

Veja que no exemplo que dei, a empresa precisará empatar R$ 45.000 reais no estoque para garantir 30 dias de operação. Este número já parece ser excessivo.

Empresas de consultoria tem a capacidade de avaliar o melhor nível de estoque para seu negócio, com estudos específicos feitos sobre a sua operação em particular. A manutenção de um nível de estoque correto garante mais dinheiro para a empresa saldar seus compromissos financeiros.

Ciclo Financeiro

O ciclo financeiro de uma empresa também é determinante na disponibilidade de caixa ao administrar uma empresa. Este ciclo leva em consideração:

  • O prazo de PAGAMENTO a fornecedores
  • O prazo de RECEBIMENTO de vendas

Pense no seguinte exemplo: uma empresa compra R$ 5.000 reais em produtos de um fornecedor, com 28 dias para pagar. O vencimento, será em 25/01. Entretanto ela vende todos estes produtos por R$ 9.000 reais parcelados em 3x para seus clientes. Lucro de R$ 4.000 reais, certo?

Porém o recebimento dos R$ 9.000 reais serão em 25/01, 25/02 e 25/3. Sendo assim, no dia 25/1 a empresa terá de pagar os R$ 5.000 reais, mas estará recebendo apenas R$ 3.000 reais da venda!! Terá de injetar outros 2 mil para pagar este fornecedor (seja do bolso, do cheque especial ou com antecipação das parcelas seguintes, pagando juros).

E a empresa já deve fazer uma nova compra de produtos com 28 dias para pagar e venderá em 3x novamente e a “bola de neve” financeira começa. A empresa fica sem dinheiro constantemente mesmo tendo R$ 4.000 reais de lucro nas vendas!

O cuidado na gestão do ciclo financeiro se torna fundamental para a empresa ter dinheiro em caixa e ser administrada de forma tranquila, sem sufoco. O correto dimensionamento dos prazos a pagar e a receber garantem isso e trazer os dinheiro antecipadamente (as famosas antecipações) é uma ferramenta útil, cujos custos em pagamentos de taxas e juros devem ser considerados já no momento de vender a prazo.

Despesas Pessoais dos Sócios

Outro vertedouro de dinheiro reside na confusão do dinheiro da empresa com o dinheiro dos sócios. Despesas pessoais acabam entrando nas despesas da empresa e podem sair do controle.

Embora seja difícil para os sócios terem uma retirada mensal fixa (ou um pro labore), é importante que todas as despesas pessoais feitas com dinheiro da empresa sejam registradas como pro labore para os sócios terem uma ideia clara do quanto suas despesas pesam na empresa.

Como Resolver Problemas de Fluxo de Caixa?

Usando um Sistema ERP

Com o avanço das tecnologias baseadas em internet, atualmente é possível ter sistemas de gestão muito baratos ou até gratuitos para organizar as contas de uma empresa. São os chamados “Sistema ERP”.

Os ERPs são plataformas construídas para a gestão completa de uma empresa, mas a simples utilização como uma ferramenta de gestão financeira já ajuda demais ao administrar um negócio.

Todas as contas a pagar e a receber vão para o sistema, que é capaz de gerar relatórios gerenciais muito bons.

Usando Inteligência de Negócios

Outra ferramenta poderosa para ajudar o empreendedor são os BI (do inglês, Business Intelligence) ou Inteligência de Negócios. Apesar dos nomes rebuscados, um BI nada mais é do que planilhas em Excel que “leem” os dados do sistema ERP, organizam os dados e geram relatórios perfeitos para o empreendedor tomar decisões de compras, vendas, pagamentos e recebimentos.

O BI que eu construo para cada empresa é capaz de mostrar para você quanto você terá em caixa amanhã, depois de amanhã e assim por diante por diversos dias ou meses a frente.

A capacidade de enxergar a projeção do fluxo de caixa torna a administração muito mais simples. Você já se prepara para os dias com acúmulo de pagamentos (dias de salários, aluguel e impostos), tendo segurança de guardar dinheiro antecipadamente para conseguir pagar estes compromissos.

Veja como podemos te auxiliar na administração de sua empresa acessando www.cesarnc.com.br/consultoria.html

Saia do Sufoco

Sim, é possível ter uma empresa e não passar sufoco financeiro. Analise bem seu estoque e veja se será necessário reduzi-lo um pouco. Isso injetará dinheiro diretamente na veia da empresa.

Avalie se seus prazos de recebimentos de vendas podem ser menores e se é possível você parcelar mais as suas compras, assim ajustando as datas de pagamento com as datas de recebimento de forma mais adequada.

Tenha um rígido controle das despesas pessoais e ferramentas de gestão como um sistema ERP e uma planilha de gestão em Excel mesmo, que te mostre como o dinheiro irá fluir no negócio.

Saiba mais sobre minha consultoria financeira empresarial acessando www.cesarnc.com.br ou me ligue diretamente no WhatsApp (19) 9 7172 1900.

Boa sorte e até o próximo artigo!

César NC

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Autor: César Cremonesi

Graduado em Engenharia pela UNICAMP, conta com vasta experiência em Gestão Empresarial, Plano de Negócios e Consultoria para Pequenas e Médias Empresas. Acumulou grande experiência como empreendedor nos ramos de internet, alimentos orgânicos industrializados. Foi fundador e diretor da marca de moda feminina XTORM, com lojas em Shopping Center de São Paulo. Em 2015 passou a atuar exclusivamente como Consultor Empresarial na Região de Campinas, SP, com clientes nas áreas de franquias, internet, autocenter, atacado e indústria. Em 2003, foi premiado no I Fórum de Projetos Sustentáveis da Fundação Getúlio Vargas (FGV-SP).

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